En el almacén de una empresa comercial de principios de siglo, nos encontraríamos, a lo sumo, con veinte o treinta artículos diferentes. Para llevar la gestión de este almacén no era necesario un inventario continuo. Los artículos estaban etiquetados, no se codificaban. Había pocas normas de carácter general o de carácter fiscal que requirieran registros e informes periódicos.
El propietario llevaba unos pocos registros, muy simples, de entradas y salidas de mercancías, etc. En una palabra, el propietario o el encargado del almacén no dedicaba a su mantenimiento mas de una hora o dos a la semana.
Por el contrario, en la actualidad, con unos cambios que no cesan de producirse, el almacén se ha transformado totalmente. Donde sólo había 30 artículos diferentes, hoy nos encontramos miles de tipos de artículos diferentes, codificados y etiquetados con precios variables.
Pensemos en el registro que ha de llevarse a cabo en un moderno almacén cuando se efectúa una venta. La transacción es registrada por la cantidad cobrada, el artículo, el departamento, vendedor, tipo de venta (a crédito, entrega diferida, etc.), hora, fecha, etc. Informes abreviados de ventas se utilizan para actualizar registros inventariables de ventas, balances de activo, cuentas por cobrar y registros de productividad.
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